タブレット導入で印刷費は大幅に削減できる！

タブレットで印刷費は削減できる！

多くの企業はタブレットを導入して印刷費を大幅に削減しています。それは、業務や取引で使用する資料をできる限りすべてペーパーレス化した結果、実現しました。特にLINEなどのIT企業では紙をほぼ使用することがないため、紙にかかるコストはほぼないと言って良いでしょう。また、オフィスの机周りや外出するときのバッグの中も常にすっきりするというメリットもあります。この記事ではどのようなシーンでペーパーレス化が推進でき、印刷費を削減できるか説明します。

タブレットでペーパーレス化した実例とそのメリット

タブレットを導入しペーパーレス化を進める企業は増えています。実際にどのような場面でペーパーレス化を行なっているか見ていきましょう。

営業資料のペーパーレス化

パンフレットなどの営業資料は多くの紙を使用します。また、常に最新の情報でないと意味がないので、古いパンフレットは廃棄して紙を無駄にすることも多いでしょう。これらの無駄を省くのにタブレットは最適です。パンフレットの情報を電子化することにより紙への印刷が必要なくなります。また、修正点があった場合も簡単にデータを更新できるため紙を無駄にすることがありません。

社内教育資料のペーパーレス化

新入社員や中途採用の社員が入社するたびに必要になる教育資料。また、内容は高い頻度で更新されるため、変更があるたびにまた社員全員に周知しなければいけません。これらすべてを紙で行うと考えると、1年間でかなりの紙と印刷インクを消費していることが分かります。教育資料はすべて電子化し、社員教育はタブレットを用いて行うことでこれらの印刷代はすべて削減できます。動画などを使用して説明できるというメリットもあります。

社内のさまざまな書類をペーパーレス化

経費精算書や出張報告書など社内で使用する多くの紙もペーパーレス化することができます。印刷代が削減できるのはもちろんのこと、どこにいても書類を作成し、インターネットを通じて提出することができるため、とても便利です。それらの書類は上司や経理がインターネット上でいつでも確認できるので、承認作業もスムーズです。

受発注書類をペーパーレス化

従来は紙の伝票で行なっていた受発注ですが、近年ではシステムを通しての受発注が増えています。すべての作業をパソコン、タブレット、スマートフォンを通して行うことができるのでペーパーレス化が可能。手書き入力のようなミスが起こりにくいというメリットもあります。

会議資料をペーパーレス化

会議のための紙の資料の用意は印刷代の問題だけでなく、とても手間がかかります。資料をパソコンで作成してプリントアウトしたあとは、ホッチキスでとめて、修正があった場合はすべてを差し替えなければなりません。タブレットを使用するとパソコンで作成した資料をクラウドや会社のサーバーにアップするだけ。手間も無駄な印刷代もかかりません。修正があった場合もその場で修正して、すぐに全員で共有することが可能。また、タブレットペンを使用して電子ファイルにメモ書きすることもできるので便利です。

デメリットはあるの？

ペーパーレス化においてデメリットとしては、ITの利用が不得意な人にとって使いづらい、データの消失の可能性がある、重要な文書の作成にはリスクが有るなどがありますが、利用シーンによって分けることで、上手く共存することができるでしょう。

まとめ

タブレットとデータの電子化によって、あらゆる場面でペーパーレス化を実現し、印刷代を削減することができます。東日本で8店舗を展開しているパチンコ店ではペーパーレス化により年間約7,000万円のコスト削減に成功したということ。これだけの効果があるのなら、ペーパーレス化しない手はないですね。会社で使用しているほぼすべての紙は電子化することが可能です。まずはパンフレットの電子化からペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか？
ペーパーレス化推進のためにタブレットの導入をご検討のお客様はぜひお問合せください。